医療用衛生材料の販売サイト活用で在庫管理を効率化！プロの視点で解説

医療安全の確保と品質管理の徹底

医療用衛生材料は患者の治療に直接使用する重要な医療資材です。その在庫管理を適切に行うことは、以下の理由から医療安全と品質管理において必要不可欠となります。

リスク種別	具体的な内容
医療安全上のリスク	・治療や処置の中断、延期 ・代替品使用による医療事故の可能性 ・院内感染対策の質低下
品質管理の重要点	・使用期限の管理 ・保管環境（温度・湿度）の維持 ・未開封状態の保持や汚染防止の徹底

とくに衛生材料は一度包装を開封すると滅菌状態が保てなくなるため、必要数量を正確に把握し、適切なロット管理を行うことが求められます。また、保管場所を分散させると汚染リスクが高まるため、集中管理による品質保持も大切です。

コスト最適化の実現

医療用衛生材料の在庫管理は、コスト最適化の観点から重要です。以下の3つの側面から、適切な在庫管理がコスト削減に貢献します。

コスト削減要因	具体的な内容
緊急発注の防止	・通常より割高な価格や緊急配送による追加送料 ・年間で大きなコスト増
廃棄ロスの削減	・使用期限切れ防止 ・過剰在庫の抑制や保管スペース効率化
購入価格の最適化	・数量割引や共同購入の活用 ・適切な発注タイミング

これらの要素を総合的にマネジメントすることで、年間の衛生材料費を削減できます。さらに、在庫管理システムを導入することで、発注業務にかかる人件費も大幅に削減することが可能です。

業務効率化への貢献

医療用衛生材料の適切な在庫管理は、医療現場での業務効率化に大きく貢献します。おもな効果は以下のとおりです。

効果	内容
スタッフの業務負担軽減	在庫確認や発注作業の時間を削減でき、本来の医療業務に集中可能
作業の標準化と自動化	IoTやDXの活用で発注のタイミングや数量を自動管理し、人的ミスを防止
情報の一元管理	クラウド上で複数保管場所の状況を一括把握し使用量データから需要を予測

このように、効率的な在庫管理システムの導入は、スタッフの作業時間短縮だけでなく、データに基づいた戦略的な在庫管理を可能にします。これにより、医療現場全体の生産性向上につながります。

保管スペースの確保

衛生材料は一般的にかさばる特性があり、適切な保管スペースの確保は多くの医療機関で課題となっています。効率的な収納のポイントは以下のとおりです。

項目	内容
収納場所の集約	・在庫の分散を避け、できるだけ一箇所にまとめる ・定数配置の場所は必要最小限に抑える
収納什器の工夫	・キャビネットや引き出し、蓋付き容器を活用 ・汚染予防のため密閉性の高い保管が必須 ・収納什器には透明な素材を選び、中身が見えるようにする
保管方法の工夫	・使用頻度の高いものは取り出しやすい位置に配置 ・使用期限を考慮し、新しい在庫は奥から順に補充 ・サイズや種類ごとに明確な区分けを行う

このように、限られたスペースを最大限活用しながら、衛生材料の適切な保管環境を整えることが大切です。

発注タイミングの見極め

医療用衛生材料の発注タイミングを見極めるには、以下の3つのポイントを押さえることが効果的です。

管理項目	具体的な内容
最低在庫数の設定	・使用頻度や納品までのリードタイムを考慮して設定 ・緊急時の対応も考慮した余裕数の確保 ・季節変動や診療予定を加味した調整
定期的なモニタリング	・週1回程度の定期的な在庫確認 ・使用量の急な変化の把握 ・納品までの所要日数の変動確認
発注の自動化システム	・IoTセンサーによる在庫量の自動検知 ・設定した発注点での自動発注 ・発注履歴のデータ化による需要予測

とくに注意が必要なのは、衛生材料の種類によって適切な発注タイミングが異なる点です。たとえば、ガーゼや包帯などの使用頻度が高いものは早めの発注が必要ですが、特殊なドレッシング材などは必要最小限の在庫にとどめることをおすすめします。

スタッフ間の情報共有

衛生材料の在庫管理において、スタッフ間での情報共有はもっとも重要な要素の1つです。情報共有が不十分だと、以下の問題が発生する可能性があります。

• 在庫切れに気づかず必要な時に材料がない
• 重複発注による過剰在庫や使用期限切れによる廃棄ロス

これらを防ぐため、以下の取り組みが効果的です。

取り組み項目	具体的な内容
在庫管理ノート活用	・使用した数量を記録 ・発注した日時と数量を明記 ・気づいた点をメモ欄に記入
デジタルツール導入	・チャットツールでリアルタイム共有 ・クラウド型在庫管理システムの活用 ・バーコード管理による正確な数量把握
定期的なミーティング	・週1回の在庫状況確認 ・使用量の増減傾向の共有や発注ルールの見直し・確認

とくに注意が必要な衛生材料は「要確認品リスト」を作成し、在庫量が設定値を下回った際は速やかに全スタッフに周知する体制を整えましょう。

使用頻度別の在庫配置

医療用衛生材料の効率的な管理のためには、使用頻度に応じた配置が不可欠です。以下のように、使用頻度別に保管場所を分けて配置することをおすすめします。

使用頻度	配置場所	在庫量	対象品目例
高頻度	診察室・処置室近くのキャビネット	1週間分	マスク、手袋、ガーゼ
中頻度	診療エリアから少し離れた収納スペース	2週間～1ヶ月分	包帯、テープ類
低頻度	倉庫など広いスペース	1～3ヶ月分	特殊なドレッシング材

このように配置を最適化することで、スタッフの動線効率が上がり、在庫の把握も容易になります。また、使用頻度に応じた適切な在庫量を維持することで、過剰在庫や期限切れのリスクも軽減できます。

定期的な棚卸し実施

医療用衛生材料の在庫を適切に管理するには、定期的な棚卸しが欠かせません。一般的な実施頻度は以下のとおりです。

• 使用頻度の高い品目：週1回
• 一般的な品目：月1回
• 特殊な品目：3ヶ月に1回

棚卸しの際は、以下の3つのポイントを重視して実施します。

項目	確認内容
使用期限チェック	・期限切れ間近の製品をリストアップ ・期限切れ品の廃棄処理
在庫数量の確認	・現物とシステム上の数量照合 ・適正在庫量との比較
保管状態の点検	・破損や汚れの有無確認 ・温度・湿度管理状況の確認

また、棚卸し結果は必ず記録に残し、発注計画や在庫配置の見直しに活用することが重要です。とくに使用期限が近い製品は、優先使用するよう部署内で情報共有を徹底しましょう。

在庫管理システムの活用

医療用衛生材料の在庫管理をデジタル化することで、より正確で効率的な管理が可能になります。在庫管理システムのおもな機能と活用メリットは、以下のとおりです。

機能	活用メリット
バーコード読み取り	手入力の手間削減と記録ミスの防止
自動発注機能	設定在庫数を下回ると自動で発注書を作成
使用期限管理	期限切れ防止と先入れ先出しの徹底
在庫状況の可視化	リアルタイムでの在庫確認が可能

また、クラウド型の在庫管理システムを導入することで、複数の部署や施設間での情報共有がスムーズになり、緊急時の在庫融通なども容易になります。初期費用や維持費用は必要ですが、長期的な業務効率化とコスト削減に貢献します。

通販などを利用した緊急時の予備在庫確保

医療用衛生材料の安定供給を確保するため、メインの仕入れ先に加えて、通販サイトなどの代替調達ルートを確保しておくことが肝要です。緊急時の調達先として、医療材料専門の通販サイト（複数社）、地域内の医療機関との相互融通ネットワーク、医療材料メーカーの直販システムなどを事前に確保しておきましょう。

予備在庫の適正管理では、使用頻度の高い衛生材料について通常在庫の15～20%程度を予備として確保し、本来の保管場所と別に設定することをおすすめします。また、通常の仕入れ価格と通販での購入価格を比較・記録しておくことで、緊急時でも過度なコスト増を避けられます。

通販サイトの会員登録や支払い方法の設定など、実際の発注に必要な準備を事前に完了させておくことも大切です。これにより、緊急時にもスムーズな対応が可能となります。